Foire aux questions

Cliquez sur « Devenir volontaire » sur la page d'accueil, créez votre compte avec votre adresse email, vérifiez votre email, puis complétez le formulaire d'onboarding (informations personnelles, disponibilités, brevets, consentements). Votre dossier sera ensuite transmis à un administrateur pour validation.

La validation est généralement effectuée sous 48 heures ouvrables. Vous recevrez une notification par email dès l'approbation (ou en cas de demande d'informations complémentaires).

Oui, vous devez avoir au moins 16 ans pour vous inscrire en tant que volontaire. La date de naissance est vérifiée à l'inscription : un compte créé pour un mineur de moins de 16 ans sera refusé automatiquement.

Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié » et suivez les instructions pour le réinitialiser via votre adresse email.

Oui. Depuis la page de connexion, accédez à la gestion de votre compte (Clerk) et ajoutez/modifiez votre email principal. Pensez à vérifier la nouvelle adresse via le lien envoyé.

Cliquez sur votre avatar en haut à droite puis sur « Se déconnecter ». Sur un appareil partagé, déconnectez-vous toujours après usage.

Connectez-vous, cliquez sur votre avatar puis sur « Modifier mon profil ». Vous y trouverez vos coordonnées, adresse, coordonnées bancaires, disponibilités et préférences.

Les périodes que vous renseignez (week-ends, vacances scolaires, soirs, etc.) servent à vous proposer en priorité les activités qui correspondent à votre disponibilité réelle. Plus elles sont à jour, plus vos suggestions sont pertinentes.

Certaines activités exigent un brevet (premiers secours, BAFA, animateur, etc.). Vos qualifications déclarées permettent au coordinateur de filtrer les volontaires éligibles. Vous pouvez en ajouter à tout moment.

Oui, dans « Mon profil > Préférences de lieux » vous pouvez sélectionner uniquement les zones où vous acceptez d'aller. Les activités hors zone ne vous seront pas suggérées.

Dans « Mon profil », saisissez votre IBAN (et BIC si nécessaire) ainsi que le nom du titulaire du compte. Ces informations sont indispensables pour recevoir vos défraiements et sont stockées de manière sécurisée.

Depuis votre tableau de bord, cliquez sur « Activités disponibles ». Vous y verrez toutes les activités ouvertes au recrutement avec leurs dates, lieux, rôles et critères.

Ouvrez la fiche de l'activité, choisissez le rôle souhaité, écrivez votre message de candidature et envoyez-la. Le coordinateur peut accepter, refuser ou vous demander des précisions. Vous suivez le statut dans « Mes activités » et pouvez échanger avec lui depuis la fiche.

Oui. Une fois votre candidature acceptée, vous voyez la composition de l'équipe et les rôles de chacun directement sur la fiche de l'activité.

Prévenez le coordinateur dès que possible via la messagerie de l'activité, puis retirez-vous depuis « Mes activités ». Cela libère votre place pour un autre volontaire.

L'algorithme croise vos disponibilités (périodes), vos préférences de lieux et vos brevets. Plus votre profil est complet, plus les suggestions sont précises.

Oui. Si l'option est activée par l'administration, vous recevrez un email lorsqu'une nouvelle activité correspondant à votre profil est ouverte au recrutement, en plus de la notification dans l'application.

Trois types : (1) le forfait journalier (montant fixe par jour de mission), (2) le défraiement kilométrique (par km parcouru en voiture ou à vélo), et (3) les frais réels (sur justificatifs). C'est l'ASBL qui choisit lesquels elle propose, dans le respect de la loi belge sur le volontariat.

La loi belge fixe un plafond annuel pour le forfait journalier et un plafond kilométrique. Vous voyez votre quota restant en temps réel dans « Mes défraiements > Mon statut ». Ces montants sont mis à jour chaque année par le législateur.

Non. La législation belge interdit de cumuler, sur la même année civile, le défraiement forfaitaire et le remboursement de frais réels (hors frais kilométriques). La plateforme bloque automatiquement les combinaisons interdites.

Vous recevez une notification dans l'application et un email. Le défraiement apparaît dans « Mes défraiements » avec le statut « En attente de signature ».

Ouvrez le défraiement, vérifiez les détails, puis cliquez sur « Signer ». Vous recevrez un code à usage unique (OTP) par email à saisir pour valider la signature électronique.

Une fois signé par vous et validé par l'administration, le défraiement est intégré au prochain lot de virements SEPA. Le délai dépend du calendrier de paiement de votre ASBL — généralement sous quelques semaines.

Le plafond légal annuel s'applique à tout défraiement de volontariat, peu importe l'organisation. Si vous êtes volontaire dans plusieurs ASBL, vous devez déclarer les montants perçus ailleurs dans « Mes défraiements > Déclaration externe » pour que votre quota global soit correctement calculé.

Si vous avez déjà reçu des défraiements de cette ASBL plus tôt dans l'année (sur un compte précédent ou sur papier), l'admin peut les importer pour que votre quota annuel soit correct. Vous verrez ces montants dans « Mon statut » sous la mention « Défraiements antérieurs ».

Cela dépend de l'ASBL et des activités : pièce d'identité, extrait de casier judiciaire (modèle 2), attestation médicale, brevets, etc. La liste figure dans « Mes documents » avec leur statut.

Dans « Mes documents », cliquez sur « Ajouter un document », choisissez le type, puis sélectionnez votre fichier (PDF, JPEG, PNG). La plateforme vérifie le format et notifie un administrateur pour validation.

Oui, tant qu'il n'a pas été validé. Cliquez sur l'icône poubelle à côté du document. Une fois validé, contactez l'administration pour toute correction.

Notifications dans l'application + emails pour : approbation/refus d'inscription, nouvelle candidature à une activité, message d'un coordinateur, défraiement à signer, paiement effectué, et changements de configuration importants.

Vous pouvez gérer vos consentements de communication dans « Mon profil > Consentements ». Certains emails restent obligatoires (transactionnels : signature de défraiement, validation de compte) car ils sont nécessaires au bon fonctionnement de votre dossier.

Strictement ce qui est nécessaire pour gérer votre volontariat : identité, coordonnées, adresse, date de naissance (vérification d'âge), brevets, disponibilités, coordonnées bancaires (pour les défraiements), historique d'activités et de défraiements, consentements donnés. Toutes les données sont hébergées dans l'Union européenne.

Vous, les administrateurs de l'ASBL et, pour les activités auxquelles vous participez, le coordinateur de l'équipe (qui voit les informations utiles à la coordination : nom, contact, brevets). Vos coordonnées bancaires ne sont visibles que par les administrateurs financiers.

Oui. Demandez votre export complet à support@asblkit.be — vous recevrez un fichier (JSON ou CSV) reprenant toutes vos données dans un délai d'un mois maximum.

La plupart des champs sont modifiables directement dans « Mon profil ». Pour les champs verrouillés (date de naissance, historique de défraiements), contactez l'administration.

Allez dans « Mon profil > Consentements », décochez le consentement concerné et enregistrez. La modification est immédiate et tracée.

Oui. Tous les fichiers sont stockés chiffrés sur un service européen (S3-compatible Hetzner), accès restreint aux seuls administrateurs autorisés, et le format est vérifié à l'upload pour bloquer les fichiers malveillants.

Contactez immédiatement support@asblkit.be. Conformément au RGPD, en cas d'incident impactant vos droits, vous serez informé dans un délai maximum de 72 heures.

Envoyez votre demande de suppression à support@asblkit.be. Un administrateur désactivera votre compte (vous ne pourrez plus vous connecter) et déclenchera la procédure de rétention. Vous pouvez également demander la suppression directement depuis le formulaire de contact.

Votre compte de connexion est immédiatement supprimé. Les données strictement non nécessaires (disponibilités, brevets, préférences de lieux, notes internes) sont effacées tout de suite. Sont conservées pendant 7 ans (obligation légale fiscale et comptable belge) : nom, email, adresse, coordonnées bancaires, consentements donnés et historique des défraiements et activités.

La législation belge impose à toute ASBL de conserver les pièces comptables et fiscales (dont les défraiements versés) pendant 7 ans. Une fois ce délai écoulé, vos données sont automatiquement anonymisées de manière irréversible.

Votre nom reste affiché dans l'historique des activités et défraiements, mais avec un badge « Utilisateur supprimé » pour informer que le compte n'existe plus. Aucun nouveau message ne peut vous être envoyé.

Oui, à tout moment, avec la même adresse email ou avec une nouvelle. Lors de l'approbation par l'admin, la plateforme détecte automatiquement votre ancien compte (par email ou prénom + nom) et lui propose de fusionner vos défraiements de l'année en cours pour que votre quota annuel soit correct.

Uniquement des cookies strictement nécessaires (session de connexion, préférences). Aucun cookie publicitaire, aucun tracker tiers. Si vous refusez les cookies, vous serez redirigé vers le site de présentation, car la plateforme ne peut pas fonctionner sans authentification.

Oui, vous pouvez activer la 2FA (application TOTP ou SMS) depuis la gestion de votre compte. Fortement recommandé pour protéger l'accès à vos données et coordonnées bancaires.

La gestion de compte affiche les sessions actives et les appareils connectés. Vous pouvez révoquer une session à tout moment. En cas de doute, changez immédiatement votre mot de passe.

Oui. La plateforme est une application web responsive : elle fonctionne sur tous les appareils (ordinateur, tablette, smartphone) via votre navigateur, sans installation requise.

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